На 11 юли предстои финалът на Европейското първенство по футбол. Мачът ще се проведе на стадион “Уембли” – едно от най-внушителните спортни съоръжения в Европа. Тази година футболната фиеста обхвана цяла Европа – 12 страни, сред които Германия, Испания, Италия, Румъния и Унгария. От гледна точка на логистиката редица големи събития като музикални фестивали и спортни състезания са истинско предизвикателство за организаторите, но не и с такъв мащаб, като Европейското или Световното първенство по футбол. Превозът на футболните врати, телевизионното оборудване, осветителните и озвучителните системи, както и техният монтаж и демонтаж, е необходимо да се планират много точно. Всички превози следва да се организират изключително детайлно, включително товаренето и разтоварването, складирането, застраховките. Натрупаният опит в събитийната логистика показва, че предизвикателства възникват ежедневно, въпреки планирането.
Да поговорим в цифри: събитийната логистика изисква изключителна отдаденост
В зависимост от условията на стадионите понякога на домакините им се налага да модернизират или построят допълнителни съоръжения за голямото футболно събитие. За Европейското първенство по футбол във Франция през 2016 г. страната е отделила около 1,7 милиарда евро за разширяване и построяване на нови футболни стадиони и инфраструктура. На компаниите, поели логистичната подготовка за събитието, им се е наложило да монтират огради с обща дължина над 42 km, да превозят 60 000 единици мебелно оборудване, както и пакети с униформи за 15 000 човека. Броят на доставките, които логистичните компании са управлявали по време на Европейското първенство, е достигнал около 20 000 – в тази ситуация откриването на най-подходящите работни процеси и хора за успешното им изпълнение също е предизвикателство, може би най-голямото. В логистичната подготовка на европейските първенства по футбол участват голяма част от нациите на Стария континент с разнообразни работни култури, но работната среда е от предимно млади хора и е доста динамична.
Предходното европейско първенство, което се проведе в Украйна и Полша, също е пример за усилията, които е необходимо страните организатори да положат, за да планират подобно събитие. Първоначално Полша е смятала да разшири магистралите си с около 1800 km, но така и не е сполучила до началото на събитието – значителна част от магистралите между Варшава и Германия не са завършени навреме. Наред с международните пътища, доставките и тяхната организация при всяко спортно съоръжение може да усложнят логистичното планиране и неговата координация. Затова и планирането обикновено започва години преди събитието – успехът е сигурен само ако различните логистични зони се сработят хармонично една с друга. Ефективната инфраструктура е от изключително важно значение за транспорта, затова е необходимо да се помисли и за подходящи алтернативни пътища. Не по-малко важно е да се предвидят и организират пространствата за товарене и разтоварване, както и зоните за складиране на оборудване, и да се намалят празните курсове на камионите.
Логистично управление на стадионите и оборудването
Логистичното управление на стадионите може да се смята за значителна част от операциите по подготовка на футболно събитие от мащаба на Европейското и Световното първенство – големите спортни събития се характеризират не само с изключителна натовареност за бързо предоставяне на услуги, но и с голям набор от услуги в зависимост от различните потребителски групи и техните специфични нужди. По-конкретно, логистичното управление на стадионите включва систематичен процес по планиране, внедряване и изпълнение на графици за превози, складиране, доставки, разпространение, управление на доставките и активите, включително прогнозен анализ и изчисляване на търсенето. Логистичното управление на стадионите включва също процесите по вземане на мерки за сигурност – свързани не само с присъстващите потребители, но и с оборудването, персонала и неговото обучение. Както стана ясно, за логистичните мениджъри в спорта предизвикателство е инфраструктурата и транспортната система за феновете и зрителите. За разлика от логистичното управление на стадионите, управлението на феновете и зрителите се съсредоточава върху логистичните дейности извън стадиона, а именно превоза на зрителите. Друга основна грижа в логистичното управление на спортни събития са и спортистите, за които преди мач и тренировка се доставя специфична екипировка. За професионалните спортисти е необходима и оптимизация на графика им за пътувания, който се смята за условие за ефективното им представяне по време на турнири. И последният компонент от логистичното управление е управлението на оборудването, което отразява класическите задачи, свързани с транспортните процеси – не само спедиторската дейност и митническите разрешения за необходимите превози, но и организацията на складовата дейност и свързаното с нея разпространение. Въпреки че на управлението на оборудването може да се гледа като на рутинна задача, логистичните мениджъри на големи спортни събития са задължени да осигурят транспорта на огромно количество оборудване, както и на други сложни за планиране доставки, тъй като често клиентите заявяват изискванията си дни преди мача.
Логистичното управление на оборудването може да се раздели на: оборудване за стадиона и екипировка за играчите. Между тези две групи е необходимо да се прави разлика, тъй като екипировката за играчите и треньорите обикновено се поема от една организационна структура, а футболното оборудване на стадиона – като например футболните врати, скамейките за резервни играчи, охладителните инсталации, оборудването в съблекалните и т.н. – от друга.
Ключът е гъвкавостта
Въпреки дългосрочното планиране, с което е свързано събитие като Европейското първенство по футбол, краткосрочни неочаквани обстоятелства може да предизвикат логистични проблеми. Например необходимо е товарните превози да бъдат организирани, за да не възникват проблеми дори при непредвидени обстоятелства. Ако даден камион пристигне твърде рано, твърде късно или докара различен товар от очаквания, това би се отразило не само върху неговата работа, но и върху работата на целия автопарк и в крайна сметка – върху точността на изпълнение на други дейности от организацията на събитието. Следователно процесите по товарене и разтоварване в логистиката на събитието също ще бъдат пряко засегнати. Затова е необходимо реалистично да се планира времето за доставки, а при проблеми се очаква решенията да бъдат вземани бързо. Например проследяването на пристигащите камиони чрез географски информационни системи спомага да се определи точното им местоположение. Така се увеличава прозрачността на всички доставки и на процесите по товарене и разтоварване – техният статус, запълнеността на камионите и тяхното състояние. Наред с това, чрез система за управление на транспортните процеси може да се избегне пиковото натоварване при доставка, товарене и разтоварване. Равномерното разпределение на доставките през целия ден може да намали задръстванията около стадиона, а гъвкавото планиране в реално време позволява да се съкрати времето за изчакване при входящите и изходящите логистични процеси и наличните ресурси да се използват по най-ефективния начин.
Транспортна инфраструктура с покритие 3 800 000 m² за Световното първенство по футбол през 2022 г.
През следващата година ще се проведе Световното първенство по футбол в Катар. Логистичните дейности по организиране на събитието са възложени на местен доставчик на логистични услуги, който оперира на всички вертикални пазари. Очаква се компанията да изпълни широк набор от логистични услуги, както преди, така и по време на турнира и след последния съдийски сигнал – от логистика до/от стадионите през превоз на медийното оборудване, организация на логистистичните процеси по т.нар. “студена верига”, доставки, разрешения от митническите власти, транспортна и складова дейност до логистични операции, свързани с разпространението на рекламни материали, сувенири, храни и напитки. Логистичната дейност ще изисква прецизно поетапно проследяване на процесите – от доставката до складирането и обратната логистика, за която също е необходима строга координация. Катарската компания ще осигури гладко изпълнение на всички тези процеси благодарение на интегрираната си транспортна инфраструктура с площ 3 800 000 m², световното си покритие чрез широка спедиторска мрежа, над 1200 специализирани транспортни средства за доставка до врата, ИТ решения от висок клас и висококомпетентен екип от професионалисти. Транспортната фирма е разделила услугите си на шест ключови категории: събитийна логистика, митническо агентство, световни спедиторски услуги, услуги за обслужване на стадионите, складови услуги и обратна логистика. Що се отнася до локалните услуги за страната, организаторът разполага с 19 логистични центъра, стратегически разпръснати из Катар, които ще осигурят пълния спектър от услуги и ексклузивен достъп до всички стадиони, на които ще се провеждат мачове. Компанията е подготвена да се справи с всички предизвикателства благодарение на цялостната си стратегия за организиране на логистичните услуги и готовността да се адаптира към променящите се обстоятелства в условията на пандемия.